Content Management System (CMS)

Pengertian CMS:

Pertanyaan pertama yang mungkin muncul di benak seorang pengunjung situs ini adalah, apakah itu sebenarnya sebuah software Content Management System? Apakah sama dengan software HTML editor lainnya seperti Microsoft FrontPage, Dreamweaver, atau bahkan sebuah Notepad? Nah, dalam kesempatan ini saya akan berusaha menerangkan pengertian CMS ditinjau dari berbagai segi.

Seperti yang kita ketahui, ‘contents’ merupakan salah satu urat nadi dari kehidupan sebuah website. Tanpa ‘contents’ dapat dipastikan tidak ada website. Sebuah website yang dikelola dengan baik pasti akan selalu berusaha menampilkan ‘contents’ terbaru bagi para pengunjungnya. Lalu apa yang dimaksud dengan ‘content’ sebenarnya? Pada dasarnya ‘content’ adalah sebuah unit informasi yang digunakan untuk membentuk sebuah halaman di website. Dapat terdiri dari apa saja; teks, gambar, video, suara, dan lain sebagainya. Harap dibedakan juga antara sebuah ‘content’ dengan sebuah dokumen. Dua hal yang serupa tapi tidak sama.

Dari ‘contents’ yang sudah ada tadi, kemudian diatur sedemikian rupa sehingga membentuk sebuah website. Untuk memudahkan pekerjaan, sering kali aturan-aturan dan proses kerja pun dibuat antara seorang webmaster yang lebih memperhatikan sisi teknis dan penampilan dari website dengan seorang penulis/editor yang menyumbangkan ‘contents’ untuk website. Dalam arti kata lain, manajemen terhadap ‘contents’ yang akan ditampilkan. Baik webmaster maupun penulis/editor dapat membuat, mengedit, mengatur dan mempublikasikan sebuah ‘content’ dalam framework/sistem yang telah dipersiapkan sebelumnya.

Framework atau sistem, tempat di mana ‘contents’ itu diletakkan menfasilitasi ‘perkakas-perkakas’ yang dibutuhkan untuk menjaga konsistensi proses pembuatan halaman-halaman di website secara efisien dan efektif.

Bila semua informasi diatas kita gabung menjadi satu, dapatlah disimpulkan, CMS adalah sebuah sistem yang memudahkan proses penciptaan sebuah website dinamis yang kaya akan ‘contents’, dengan memberikan kemudahan kepada penulis/editor untuk menambah, memperbaharui dan menghapus ‘content’ yang ada tanpa campur tangan langsung dari webmaster. Sebuah CMS akan membedakan ‘contents’ dari desain, memelihara konsistensi tampilan dan memudahkan pemanfaatan ‘contents’ untuk berbagai keperluan. Dengan menyimpan data di satu tempat, mengontrol hak akses dan alur kerja memperbesar kesempatan pemakai berpartisipasi dalam pengembangan website anda. Terlebih lagi bila website tersebut terus berkembang dan memiliki kompleksitas tinggi. Tentunya, semua bantuan akan sangat diharapkan.

Kenapa sebuah CMS dibutuhkan?

Beberapa waktu lalu, atau lebih tepatnya sekitar satu dekade yang lalu, hanya para teknisi IT (’nerds’) yang memiliki kemampuan untuk membuat sebuah website. Bukan suatu hal yang aneh apabila pada saat itu jasa seorang webmaster sangat diperlukan dan mereka pun dibayar mahal untuk melakukan tugasnya. Membuat website ketika itu bukanlah suatu hal yang dapat dilakukan oleh semua orang, apalagi orang awam. Website yang dihasilkan pun masihlah sangat sederhana dengan hanya mengandalkan bahasa HTML dan beberapa gambar/video/suara sebagai pemanisnya. Statis, monoton dan mahal, demikianlah kira-kira gambaran website pada masa itu.

Tapi hal ini kemudian perlahan-lahan mengalami perubahan. Seiring dengan pergantian zaman dan kemajuan teknologi menyebabkan kebutuhan untuk memiliki sebuah website dengan ‘contents’ yang dinamis di internet semakin meningkat. Bagi sebuah masyarakat modern, idiom seperti ‘content is the king’ bukanlah hal yang berlebihan. Sebegitu banyaknya informasi yang beredar di sekeliling kita mengakibatkan orang membutuhkan sebuah alat/sistem untuk mengelola semua itu dan menyampaikannya kepada para pemakai secara efektif dan efisien. Website sederhana yang dibuat dengan HMTL tentu saja tidak dapat memenuhi kebutuhan ini. Selain menyita waktu yang lama untuk memperbaharui informasi yang ada dengan yang baru, hal ini juga memakan biaya yang besar. Kecepatan dalam memproses informasi menjadi suatu hal yang sangat penting, terutama bagi dunia bisnis dan dagang. Sudah berapa banyak perusahaan yang merugi karena tidak dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan dan rekan bisnis mereka.

Nah, untuk mengatasi problematika ini sebuah CMS dibutuhkan. Dengan kemampuan yang dimiliki, informasi yang diperoleh dapat dengan segera diproses, dikirim dan dipublikasikan oleh siapa saja tanpa sebelumnya harus bermusyawarah terlebih dahulu dengan webmaster/developer. Bukan berarti fungsi mereka akan tergantikan dengan adanya CMS, karena walau bagaimana pun sebuah CMS tetap membutuhkan orang yang kompeten untuk mengimplementasikannya. Tanpa jasa seorang webmaster/developer, tentu tidak ada CMS.

Perlu juga diketahui, CMS tidak hanya ditujukan kepada dunia bisnis dan dagang. Setiap orang atau organisasi dapat mengimplementasikan CMS untuk berbagai keperluan dan kondisi. Mulai dari mengelola website pribadi/organisasi, galeri foto, forum sampai kepada aplikasi E-Commerce. Dapat dibayangkan betapa besar dan luasnya dunia CMS dan kemampuan yang dimilikinya untuk kehidupan sehari-hari manusia. Masih belum percaya? Silakan mencoba saja sendiri dan alami perbedaannya.. (”,)

Manfaat CMS

Beberapa manfaat dari penggunaan CMS dapat dijabarkan sebagai berikut:

Manajemen data
Ini merupakan fungsi utama dari CMS. Semua data/informasi baik yang telah ditampilkan ataupun belum dapat diorganisasi dan disimpan secara baik. Suatu waktu data/informasi tadi dapat dipergunakan kembali sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, CMS juga mendukung berbagai macam format data, seperti XML, HMTL, PDF, dll., indexing, fungsi pencarian, dan kontrol terhadap revisi yang dilakukan terhadap data/informasi. Untuk menggunakan CMS biasanya pengetahuan tentang bahasa pemrograman tidaklah terlalu dibutuhkan, karena semua proses berjalan dengan otomatis (WYSIWYG). Begitupula dengan proses ‘update’, dapat dilakukan dengan cepat sehingga menjamin kemutakhiran informasi yang ditampilkan.

Mengatur siklus hidup website
Banyak CMS memberikan fasilitas kepada para penggunanya untuk mengelola bagian atau isi mana saja yang akan ditampilkan, masa/waktu penampilan dan lokasi penampilan di website. Tak jarang sebelum ditampilkan, bagian atau isi yang dimaksud terlebih dahulu di-review oleh editor sehingga dijamin kevaliditasannya.

Mendukung web templating dan standarisasi
Setiap halaman website yang dihasilkan berasal dari template yang telah terlebih dahulu disediakan oleh CMS. Selain dapat menjaga konsistensi dari tampilan secara keseluruhan, para penulis dan editor dapat berkonsentrasi secara penuh dalam melaksanakan tugasnya menyediakan isi website. Bila isi telah tersedia, maka proses publikasi dapat berjalan dengan mudah karena sudah ada template sebelumnya. Beberapa bagian dari website biasanya telah ditetapkan sedemikian rupa sehingga tidak dapat diubah begitu saja. Hal ini dilakukan untuk memberikan standarisasi kepada seluruh bagian dari website.

Personalisasi website
Sekali sebuah isi ditempatkan ke dalam CMS, isi tersebut dapat ditampilkan sesuai dengan keinginan dan kebutuhan dari penggunanya. Terlebih lagi dengan kelebihan CMS yang dapat memisahkan antara desain dan isi, menyebabkan proses personalisasi dapat berjalan dengan mudah.

Sindikasi
Sindikasi memberikan kemungkinan kepada sebuah website untuk membagi isinya kepada website-website yang lain. Format data yang didukung juga cukup variatif mulai dari rss, rdf, xml hingga ‘backend scripting’. Sama halnya dengan personalisasi, sindikasi juga dapat dilakukan dengan mudah karena isi dan desain telah dibuat terpisah.

Akuntabilitas
Oleh karena CMS mendukung alur kerja dan hak akses yang jelas kepada para penggunanya, data/informasi yang disampaikan dapat dipertanggungjawabkan dengan baik. Setiap penulis ataupun editor memiliki tugas masing-masing dengan hak akses yang berbeda-beda pula. Dengan demikian setiap perubahan yang terjadi di website dapat ditelusuri dan diperbaiki seperlunya dengan segera.


CMS pada prinsipnya dapat dipergunakan untuk berbagai macam keperluan dan dalam berbagai kondisi, seperti untuk:
a. Mengelola website pribadi.
b. Mengelola website perusahaan/bisnis.
c. Portal atau website komunitas.
d. Galeri foto, dan lain sebagainya.
e. Forum.
f. Aplikasi E-Commerce.
g. Dan lain-lain.

Jenis CMS

Dari sekian banyak produk CMS yang beredar di pasaran, kita dapat membaginya dalam dua golongan besar.

Golongan pertama adalah produk CMS yang bersifat komersial.

Dibuat dan dikembangkan oleh perusahaan-perusahaan software yang menjalankan usahanya dengan motif mencari keuntungan. CMS jenis ini memiliki dan menyediakan hampir semua feature yang diharapkan dari sebuah CMS dan tentu saja tidak tersedia secara gratis. Setiap pengguna yang ingin memanfaatkan CMS komersial untuk mengelola websitenya haruslah membeli lisensi dari perusahaan pembuatnya. Lisensi yang tersedia sangatlah bervariasi, mulai dari lisensi yang berdasarkan kepada jumlah pengguna sampai kepada lisensi yang sifatnya multiserver dan dari yang berharga ribuan dollar AS sampai kepada jutaan dollar AS. Semua dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan implementasi yang diharapkan pengguna.
Sebagai layanan purna jual, biasanya perusahaan CMS akan memberikan pelatihan dan dukungan teknis berkelanjutan kepada para penggunanya. Tidak hanya itu, versi terbaru dari produk yang dipakai, juga dapat diperoleh dengan leluasa di area anggota dari website perusahaan CMS yang dimaksud. Di bagian ini nantinya kita akan menampilkan daftar dari perusahaan-perusahaan yang mengembangkan CMS secara komersial.

Golongan kedua adalah produk CMS Open Source.

Dibuat dan dikembangkan oleh sekelompok orang atau perusahaan yang intinya memberikan sebuahalternatif murah dan terjangkau kepada para pengguna. Tersedia secara gratis dan dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan tanpa ada batasan. CMS jenis ini juga memberikan akses kepada penggunanya akan kode-kode pemograman, sehingga memudahkan pengguna memodifikasi CMS di masa-masa yang akan datang. Karena kode pemrograman terbuka untuk umum, secara tidak langsung para pengguna bahu-membahu dalam hal melacak dan memperbaiki bugs yang ada, menambah dan meningkatkan fungsi dan kemampuan CMS dan memberikan dukungan teknis dan non-teknis kepada yang membutuhkan. Sehingga prinsip dari komunitas, oleh komunitas dan untuk komunitas tidaklah terlalu berlebihan untuk menggambarkan situasi pengembangan CMS Open Source. Walaupun gratis, bukan berarti CMS Open Source tidak memerlukan lisensi dalam pemakaiannya. Bedanya, lisensi di sini berbentuk sebuah pernyataan yang biasanya menerangkan bahwasanya software CMS tersebut dapat dimodifikasi dan dikembangkan lebih lanjut dengan syarat semua kredit dihormati dan kode tetap terbuka untuk umum. Lalu, apakah seseorang bisa memanfaatkan teknologi ini untuk keperluan komersial? Tentu saja bisa. Asalkan tidak mengenakan biaya atas CMS yang dipakai kepada klien, tapi lebih kepada biaya pembuatan dan perawatan website. Saat ini banyak sudah pihak yang beralih ke CMS Open Source, setelah mengingat dan menimbang kemampuan yang ditawarkan CMS Open Source tidak jauh berbeda dengan CMS komersial dan biaya yang terjangkau.
Di bagian ini nantinya kita juga akan menampilkan daftar dari sejumlah CMS Open Source yang ada di pasaran saat ini dan bila memungkinkan dengan sedikit keterangan tentang fungsionalitas dari CMS tersebut.

Dapat dikatakan dua golongan yang telah disebutkan di atas dimaksudkan untuk berjalan/dioperasikan di server sendiri. Sementara itu, bagi anda yang ingin menggunakan CMS tapi tidak memiliki server sendiri, jangan lekas putus asa. Saat ini sudah tersedia berbagai CMS yang dapat disewa langsung dari penyedianya dengan memanfaatkan server yang mereka miliki. Dengan demikian anda tidak perlu lagi memikirkan bagaimana cara menginstalasi dan memodifikasi sebuah CMS, karena hampir semua yang dibutuhkan telah dipenuhi oleh pihak penyedia. Sebuah solusi yang bagus untuk anda yang ingin segera menikmati berbagai keuntungan CMS.